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- 仕事でいつも時間が足りなくなってしまう。
- やりたいことが期限までにできない。
- 改善したほうがいいと思うがどこから手を付けていいかわからない
そんな方にお勧めの記事です。当記事では、仕事の効率化に大きく分けるとどんな「流派」があるかと、それぞれのメリット・デメリット、どんな仕事の効率化を選ぶといいか、を説明します。
仕事術ってどんな流派があるの？
（これは私が勝手に言っているだけではありますが）大きく分ければ以下の二つです。
①仕事の処理スピードを上げて、効率化しよう！
②仕事を整理して、効率化しよう！
①は、イメージとしては、（誤解を恐れずすごくざっくりいうと）「考えている暇があったら手を動かそう！」という派閥。
②は、イメージとしては、「どんな仕事があるかを整理することによって、順序だてて仕事を進めていけるよ！」という派閥
仕事術の本を見ていても、大きくは上記二つに大別できるように感じます。（「あなた自身の能力を底上げしよう！」、という派閥もありますが大きくいえば、①に入れてしまっていいと考えます）
では、具体的にはどう仕事を効率するのか？
①仕事の処理スピードを上げて、効率化しよう！
の場合は、「考えている暇があったらすぐ取り掛かろう！」「メールには即座に返信しよう！」ということがよく言われています。
実は人間、思い悩んでいる時間が多く、実際に仕事に手をつけられていない、というケースもよくあるため（大前研一氏は、これを「悩むのは時間の無駄。考えるべき。考えることと悩むことは違う」と言うように表現しています）、まずは手を動かしてみるだけで、物事が解決していく、ということも、よくあることだと思います。
また、自分の処理スピード自体をあげるために、「パソコンのショートカットキーを覚えよう」といったことや、処理する仕事の量を制限してスピードを上げるために「そもそもメールの返信は3行以内におさえよう」などと、いったノウハウもよくお勧めされています。
つまり、様々な手段を使って「スピードを上げる」ということに主眼が置かれている仕事術の流派です。
「考えている暇があったら手を動かそう！」この主張に共感をする方は、この仕事術に向いています。（仕事術は絶対の答えはなく、本人の考え方や好みに、その効果が大きく左右される類のものです）
なお、この流派を取り入れる場合の注意点は以下です。
- 複雑な仕事が多い場合。（この流派の場合、複雑な仕事はあと回しにされがちで、すぐできる簡単な仕事に目がいきがちです。複雑高度な内容の仕事割合が多い場合は、お勧めできません）
- 仕事の量が膨大すぎる場合（そもそも、一人の人間に処理できる限界を超えている場合、目の前の仕事をやっていても、とても追いつきません。この仕事術の真骨頂は、スピードを速めることで人間の仕事スピードは3倍以上になる、ということではあるのですが、早々に限界を超えてしまうと、燃え尽き症候群になってしまうでしょう）
②仕事を整理して、効率化しよう！
の場合は、GTD「Getting Things Done」というタスク管理手法が、代表的です。この手の本は大量にあります。
（それぞれの本の著者事に多少違いはあれど）これは、仕事を細かく整理して、いつ実施するかを決めて、優先順位の高いものからやっていこう、というものです。エクセル等に、細かく管理表を作る、というようなやり方をしていきます。
仕事が多すぎて、把握ができなくなってしまっている場合や、自分が持っている仕事の優先順位がはっきりとついている場合には、お勧めの方法です。
このやり方を面倒と思う方には、最初のハードルは少々きついかもしれません。私は元々はいい加減な人間なので、このやり方は、正直なかなかとっつきにくいです。
ただ、タスクがすべて管理表に吐き出された時の爽快感は素晴らしいものがあり、今抱えているものが多すぎて・・・という場合にはぜひ一度やってみることをお勧めします。
「手を動かす前にまずは考える事が大事！」という主張に共感をする方は、この仕事術に向いています。
なお、この流派をとりいれる場合の注意点は以下です。
- そこまで複雑な仕事がない場合（管理表を作る必要性が低いかもしれません。管理表を作ることが自己満足で終わっては意味がありませんので）
- 仕事の整理をすること自体に時間がかかる場合（仕事の全体像を把握できていないケースや、どのような作業工程が発生するか読めないケースは、管理表自体を作成することが不可能になります。その場合は、わかる方に教えてもらう、といった事が必要になるでしょう）
【この記事のまとめ】
- 仕事術の効率化には、「①仕事の処理スピードを上げて、効率化しよう！」「②仕事を整理して、効率化しよう！」という2つの流派が大きく分けると存在する。
- どちらかが正解ということはないので、各自の好みと、仕事の状況によって使い分けよう。
- いずれにしても、「仕事の効率化はできる！」ということを信じて進むことが大事。
以上です。
内容に関して、質問、疑問等ありましたら、どうぞコメントをお願いします。
最後に関連書籍を紹介します。大量にあるので、代表的な物だけ紹介します。
読書は安価で、簡単に人類の知見を得たり、他人の人生を追体験できる最良の趣味・学習法の一つです。
もし関心あれば、書籍も読んでみてください。（あなたの仕事の効率化に活かされ、より素敵な人生を送る、ということにプラスになれば、幸いです！）
①仕事の処理スピードを上げて、効率化しよう！ 流派の本
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②仕事を整理して、効率化しよう！ 流派の本
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